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會議服務過程注意事項

作者:admin 時間:2013-09-25 點擊次數:

會前

    1. 提前通知各部門,如明日需求會議室今天無人使用,最好在下午把會場擺好,如有條件可讓客人檢查,防止出現與客人要求不符的情況。

    2. 在每日會務部的早會上,由會議主管布置會議所需服務人員的數量。會議主管需將當日會議情況詳細告知所有服務人員,讓服務人員對今日會議熟悉,杜絕出現客人提出問題時,會務人員不能提供必要回復

    3. 在會議開端前,會議服務員需把會議室整體再次檢查一遍,側重點查看多媒體設備的擺放與使用狀態。

    4. 每個會議開端前,會議主管必須檢查會議準備情況,包括所需設備核實及臺型的再次確認。并檢查會議指示牌能否正確擺放,內容與會議狀況是否相一致。

會中

    1、會議服務員應及時準確的滿足客人的要求,當遇到自己獨自不能處理的問題時,應告知主管并協同主管一并處理客人問題

    2、如與會人員有需飲茶者,會議服務人員需同時擺放茶杯,在會議開端前十五分鐘放入適量茶葉,待與會人員進場入座后加水沖泡,會議開端后十五分鐘,會議服務人員終止茶水的補充,以后每間隔半小時,會務人員需巡視會場提供必要服務。

    3、茶歇  按會議計劃表,一切茶歇應在客人具體時間提早二十分鐘擺好,供客人運用。

    4、會議暫時中止過程中,會議服務人員需巡視會場給客人提供必要幫助,如有需要提供幫助者,會務人員應及時提供必要幫助。

會后

    1. 會議終了后,宴會部主管應和會議掌管人進行交流,了解整個會議的情況,以便總結出效勞中的缺陷與缺乏,下次努力矯正,也可發現效勞中的優點。在以后的會議效勞中繼續發揚。

    2. 在每日會議終了后,會議主管需要準確查看會議物料使用情況,看能否有漏項,再與客人最終確認,正確無誤后由和人簽字進行確認。

 

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