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會議服務新聞發布會有哪些流程注意事項?

作者:admin 時間:2013-07-03 點擊次數:

一、 確定新聞發布會日期、地點、新聞點等。與希望發布事件日期相配合,促進自身對外宣傳,挖掘新聞點、制造新聞效應、注意避免與重大新聞事件撞車。該步驟應在正式會議服務新聞發布會前20天完成,最遲15天,并在邀請函發布前預定會場,否則會影響下一步工作。

二、 確定組織者與參與人員,包括 廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等,與新聞發布會承辦者協調規模與價格,簽定合同,擬訂詳細邀請名單、會議服務議程、時間表、發布會現場布置方案等。 注意事項:該步驟主要由主辦者提出要求,承辦者具體負責。

三、 按照邀請名單,分工合作發送邀請函和請柬,確保重要人員不因自身安排不周而缺席發布會。回收確認會議服務信息,制定參會詳細名單,以便下一步安排。該步驟一定要計劃周密,有專人負責,適當放大邀請名單,對重要人物實施公關和追蹤,并預備備用方案,確保新聞發布會參與人的數量和質量。

四、 購買 禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進行培訓和預演。設計背板,布置會場,充分考慮每一個細節,比如音響、放映設備,領導的發言稿,新聞通稿,現場的音樂選擇、會議服務間隙時間的娛興安排等。

五、 正式發布會前提前一到兩個小時,檢查一切準備工作是否就緒,將會議議程精確到分鐘,并制定意外情況補救措施。

六、 按計劃開始發布會,發布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發布會開始和會議服務議程、按會議議程進行、會后聚餐交流、有特別公關需求的人員的個別活動。

七、 監控媒體發布情況,整理發布會音像資料、收集會議剪報,制作發布會成果資料集(包括來賓名單、聯系方式整理,發布會各媒體報導資料集,發布會總結報告等),作為會議服務企業市場部資料保存,并可在此基礎上制作相應的宣傳資料。

八、 評測新聞發布會效果,收集反饋信息,總結經驗。

 

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